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旅するように学ぶ

仕事のこと、夫婦のこと、子育てのこと。日々感じたことや学びをつれづれと。

育休中、会社との書類のやりとりで気をつけたこと。

産休・育休中は、会社との書類のやりとりが定期的に発生すると思います。出産一時金や育児休業給付金、認可保育園入園のための就業証明書など、けっこう多いですね。産休に入る前は、人事で産休・育休中の方との書類対応もやっていて、ちょっと困ることも多かったです。これ誰からの書類?とか、この書類どうしたらいいんだろう?みたいなことで、結局本人に電話などで確認が必要になったり。

会社で仕事をしている時には当たり前にやっていることを、お休み中にも少し意識するだけで、お互いに気持ちいいし、依頼した書類もスムーズに対応してもらえると思います。ということで、個人的に、産休・育休中、会社との書類のやりとりで意識したことをまとめておきます。

 

まず名乗る

まず、名乗りましょう。当たり前ですけど。会社には、いろんな人から書類が届くので、自分の名前を忘れずに書きましょう。結婚で名前が変わっていたり、会社では旧姓で仕事をしてしている場合には、(書類は戸籍上の氏名で書くので)どちらも書いておくと親切だと思います。あとは、お休みしているとすっかり感覚なくなっちゃいますが、所属部署や社員IDのようなものも、もしわかれば書いておくと、対応しやすいかと思います。

 

いつまでに必要な書類かを書く

これも当たり前のようで、忘れがちです。例えば、保育園の入園関係書類だった場合、提出締切日←提出にいく予定の日←提出書類をチェックする日←提出書類を揃えたい日、このくらい逆算をして、「この日までに返送してほしいです」と明確に書いておくと対応しやすいです。そして、この「この日まで」という日の2週間前、遅くても1週間前くらいまでには会社に届くように送っておくと確実です。

また、書類の書き方見本などがあったりする場合には、それも同封するのをお忘れなく!

 

どこに送ってほしいかを書く

もう1つ、これも忘れがちなのは「どこに送ってほしいか」です。産休・育休中は、実家に里帰りしている人もいますし、このタイミングで引越をする人もいます。また、人事は自宅住所の情報も持っていますが、「自宅住所の○○○まで返送ください」と住所を書いてあるだけで、対応が早くなるし、間違いがありません。実は会社に届けている住所が古い住所だった、いつまでたっても書類が帰ってこない!なんてことがないようにしましょう。

 

連絡先を書く

あわせて書いておくと安心なのが連絡先です。「書類について不明点等ありましたら090ー○○○○ー○○○○までご連絡ください」と一言書いておくだけで、書類の記載間違ってた、ということも減りますし、電話での確認がしやすくなります。お休み中の社員の生活スタイルはなかなか想像しずらいので、赤ちゃんのお昼寝のタイミングなどが決まっているようであれば、何時から何時くらいまでだと出やすいです、とか書いてあると電話もしやすいです。

 

必要に応じて返信用封筒を入れる

保育園の入園書類など、手元に返送してほしい書類で、確実に返送してほしいのであれば、返送してほしい自宅の住所などを書いて、返信用封筒をいれておけば、書類が戻ってくるスピードも早くなると思います。

 

一筆箋やふせんでありがとうを伝える

 書類を送る時には、送付状までいかなくても、一筆箋やふせんをつけましょう。何に必要な書類なのか、いつまでにほしいという、連絡事項を書くのはもちろん、「よろしくお願いします」「ありがとうございます」の一言を伝えるだけで、担当する人も気持ちよく対応してくれると思います^^

 

 

産休・育休中、赤ちゃんの面倒をみながら、書類を準備したりするのは、けっこう大変だし、そんな余裕ないときもあるけれど、ちょっとした心遣いが大切だなと思います。

 

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